Untuk semakin memantapkan perihal surat-menyurat berbasis digital, Fisika UB (Universitas Brawijaya) mengadakan pelatihan SCO (Smart and Collaborative Office) pada Selasa, 17 Januari 2023, dan dihadiri oleh Ketua, Sekretaris, Ketua Program Studi, dan Tenaga Kependidikan bagian Tata Usaha.
Pelatihan ini penting, mengingat memang sudah era-nya surat-menyurat tidak berbentuk hardcopy lagi, melainkan telah berbentuk ke digital. Yang artinya keabsahan atau keaslian surat Departemen, diusahakan kedepannya sudah tidak menggunakan tanda-tangan basah lagi, tetapi menggunakan sertifikat digital yang disebut TTE (Tanda Tangan Elektronik), yang dimiliki oleh masing-masing Civitas Akademika UB.
Sedangkan SCO adalah produk kerjasama UB dengan Balai Sertifikasi Elektronik Badan Siber dan Sandi Negara (BSrE BSSN), sebagai media pembubuhan TTE untuk perkara surat-menyurat dilingkungan UB, baik untuk surat masuk atau pun keluar universitas, sejak 2019.
Untuk memahami apa itu TTE secara umum, di atas adalah contoh tampilan sertifikat digital Prof. Dr. Eng. Agus Naba, S.Si., M.T. pada dokumen pdf yang beliau tanda-tangani menggunakan Sertifikat Elektronik beliau, yang di verifikasi menggunakan kahalaman Verifikasi PDF oleh PSrE (Penyelenggara Sertifikat Elektronik).
Dengan menggunakan SCO diharapkan, kedepannya perkara surat-menyurat Departemen Fisika dapat dilakukan secara lebih cepat. Sehingga kebutuhan akademik dan penelitian mahasiswa tidak terganggu oleh beban administratif yang seringkali menyita waktu.